市役所など官公庁では各種申請用に申請書フォーマットを用意し、それに記入し、提出してもらっています。

役所のホームページでは、申請書をPDF, Word, Excel などのデータで提供していますが、これらのフォーマットに手書きで記入し、提出されるケースはまだまだ多いと考えられます。

手書き、紙の申請書を受け取った場合、複合機のスキャン機能を使って電子化することが出来ます。機種によっては検索可能なPDFにテキスト変換してくれるものもありますが、手書きのOCR認識は精度的に十分ではありません。

Umangoを使えば、例えば複合機から「XXX申請書」というネットワークフォルダにスキャン送信設定しておけば、そのフォルダに入ると同時にUmangoがあらかじめ指定された領域を手書きOCR読取し、ファイル名に読み取った文字を入れ、処理済みフォルダに入れることが出来ます。

申請書類の手書きテキストを読取り、受付番号、名前、住所を付与したPDFファイルを作成し、指定フォルダに書き込みます。

デジタル複合機と連携させることにより、複合機で申請書フォルダを選んでスキャンすれば、あとは自動的に処理が実行されます。

OCRで抽出したテキストはCSVファイルで出力することにより、データリストを自動作成することもできます。注）手書きOCRを使うにはUmango Elite の購入が必要になります。また、判別時に読取りミスの可能性がある場合はUmangoが手動での修正を促してきます。その場合はキーボードで担当者が修正すれば正しい文字がファイル名に記載されます。ちなみに上記のサンプルでは修正することなく、正しく読み取ることが出来ています。