社員のプリントログを収集することにより以下のような業務改善、コンプライアンス体制強化につながります。
企業を取巻く課題
- 紙文書漏洩による情報漏洩リスク
- 社員の労務管理、特に残業時間の管理不良による過労問題
- 適切なコンプライアンス体制構築
- 業務コスト削減、業務効率化
上記課題に対してプリント管理ツールを使うことにより以下の対応が可能になります。
１．情報漏洩リスク対策とコンプライアンス体制構築
業界規制や社内ルールに従い、特定の文書が印刷された履歴を保持することで、監査に対応できるようになります。たとえば、特定の法律や規制に基づいて、機密情報の取り扱いについて証拠を残すために必要です。
イメージログを取得していれば実際に何を印刷していたのかと言う記録を保持することもできます。
労働時間の管理監視
プリントログを収集することにより、誰が、何を、どれだけ印刷したかの記録を時系列に把握することが出来ます。例えばAさんが20:15 に保険加入記録を８ページ、５階のオフィスのプリンタ１から印刷した。22:34に加入者顧客リストを10枚印刷、８F の営業２課フロアの複合機から印刷した。という記録が残っていれば、Aさんは、少なくとも22時15分まで残業していた。また、５階と８階を移動した。という行動が把握できます。一方でAさんは残業申請を20時までしか出していないという事実と突き合わせることも可能になります。
紙媒体からの情報漏洩対策
在宅勤務時、会社のサーバー、会社契約のクラウドサービスを使って各種企業の重要書類にアクセスできるのが一般的だと思います。これらの文書をダウンロードした記録はサーバー側で取得できますが、何を印刷したかについても十分な記録を取っておくのが有効です。会社貸与のPCから自宅のプリンタに印刷した場合の記録を取得しておくことも重要です。
リモートワークの場合、特にセキュリティが重要です。社員が自宅で印刷する場合、機密情報が含まれている印刷物が漏洩するリスクが高まります。PaperCut Hiveを使えば自宅環境がインターネットにつながっていればプリントログ、履歴をクラウド側の管理サーバに送信することが出来ます。
情報セキュリティー内部監査
印刷ログを取ることで、内部監査の際に役立つ証拠が手に入ります。例えば、重要な書類が印刷されていれば、その証拠を元に監査が可能となります。
２．業務改善、環境保護のためのログ収集
印刷頻度や内容を分析することで、どの部署が最も印刷を行っているのか、またはどの業務プロセスで紙の使用が多いのかなど、業務の無駄を見つけやすくなります。その結果、デジタル化の進展や効率的な業務運営に繋がる場合があります。
また、紙の使用量のリアルタイムでの把握を行うことにより、特に支店の多い企業ではツールを使うことにより、全社的な紙の使用量を簡単に把握することが出来ます。このデータをもとに、植林活動に連携する、PaperCut GrowsやPrintreleafなどを活用することも一考です。
３．まとめ
社員のプリントログを取ることは、コスト管理やセキュリティ、業務改善などにおいて多くのメリットがあります。特に情報漏洩のリスクを減らし、効率的な業務運営を支えるためには有用な手段となります。ただし、ログ管理にはプライバシーへの配慮も必要であり、透明性と適切なガイドラインを設けて運用することが大切です。
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