Amazon, 楽天などECサイトからダウンロードしたPDF領収書、電子帳簿保存法に従って電子データとして保管したいけど、結構大変ですよね。
まず、自分のログイン情報を入力し、Amazonや楽天のMyPageにログインし、利用履歴のページから領収書をダウンロードして、ローカルPCのフォルダに落としてきます。月末にまとめてダウンロードするため、同じような名前の何の領収書かわからないPDFファイルがたくさんダウンロードフォルダの中にたまります。
これらをいちいち開いて、どこのショップから買ったものか、目視で確認し、PDFファイル名を変更して行きます。例えば、「青空商店_4890円_20231123.pdf 」といった感じです。
- ECサイトから領収書ファイルをダウンロードする
- ファイルを開いて店名、金額、日付をメモ
- PDFファイルの名前を変更して社内の文書管理フォルダにコピー
- これを枚数分繰り返し
これを社内の文書フォルダに投入します。１枚の領収書を処理するのに３分くらいかかります。100枚あるとぶっ続けで作業しても300分＝5時間かかります。休憩時間を考えると、それだけで事務職員の１日の仕事が終わってしまいます。
Umangoの自動命名、振分け機能を使って自動化しましょう。
Umangoなら自動的にPDFの内容を読み取り、格納フォルダ自動生成後、読み取った領域名を使ってファイル名を書き換え、フォルダに保存してくれます。
事前準備は簡単、サンプル（お手本）となる領収書をUmangoの管理者画面で表示させ、抽出する文字が記載されているエリアを指定し、タグ名を付けるだけです。あとはこのタグ名を使ってUmangoがOCR処理を行い自動的にファイルやフォルダを生成してくれます。
IT担当者が一度この処理フローを設定しておけば、職員はドラグアンドドロップで、Umango上に作成された「楽天領収書」というドロップエリアにファイルをドロップするだけ。あとはランチに行っている間にUmangoが100枚の領収書ファイルを自動命名し、フォルダに整理して入れてくれます。5時間かかる作業が数分で終わってしまいます。
電子帳簿保存法に準拠するならあとは自動タイムスタンプ処理できる文書管理システムに放り込めば終わりです。
COSYではUmangoで自動作成したファイルをMFクラウド会計のクラウドボックスに放り込んでタイムスタンプ処理をしています。
Umangoは安い、簡単、高性能、中小企業のためのDXツールです。