郵便、FAX受信、打ち合わせでもらった紙資料、オンラインストアで購入した時発行されたPDFの領収書、これらの整理、保管で時間を取られていませんか。また、うまく整理して保管しなければ、あとでこれらの資料も活用出来ません。
最新のデジタル複合機（ＭＦＤ）を使えば、高速で自動スキャンしてくれるため、紙文書の電子化は簡単に行うことが出来ます。しかし、その後、使えるデータにするにはファイル名を変更したり、保管するフォルダに従って振り分けたり、大変な仕事が待っています。
ご存じですか？PaperCut MF の意外なスキャンＯＣＲ活用法
プリント管理ツールとして有名なPaperCut MFですが、複合機と連携して統合スキャン機能という機能が使えます。この統合スキャン機能はIC カードを使って複合機でログインしたあと、スキャン機能を選択します。複合機で紙文書をスキャンすることによりあらかじめ管理者がしていしていたスキャンフォルダに文書が送られます。PaperCut MF サーバーでこの画像データはＯＣＲ処理がかけられ、テキストデータ付きのＰＤＦファイルに変換されます。
テキスト付ＰＤＦファイルならWindows による文字検索が可能になります。
例えば複合機で請求書フォルダを指定してスキャンを行い、どんどん、請求書をスキャンして行きます。PaperCut MF の統合スキャン機能により自動的にサーバーの請求書フォルダにデータが放り込まれていきます。面倒なＯＣＲソフトを起動して手作業でＯＣＲをかける必要がありません。全自動です。
あとは、Windows エクスプローラでフォルダしていして探したい文書のキーワード、例えば会社名、品目など、請求書に記載されているであろうキーワードを入れて検索するだけで目的の文書を見つけ出すことが出来ます。
電子帳簿法などを考えるともっと自動化しなければ、作業が大変、スキャン文書だけでなく、オンラインストアで発行されたPDFの領収書などいろいろなソースからやってきた文書ファイルを自動的にファイル補完したい。そんな場合はAIによる振り分け機能を使えたり、いろいろな処理を自動化できるツールを使いましょう。
Umango を使って文書データ振り分け、OCR、フォルダ振り分けを自動化
Umango 「ユマンゴ」は複合機やTWAINスキャナ,ホットフォルダから取得したデータを自動的にサーバー側で処理してきます。Umangoは特に中小企業向けに開発されたソフトウエアで、リーズナブルな価格で導入することが出来ます。（日本語版販売開始は2023年春を予定しています）