通勤できない、とにかく早急にテレワーク環境を構築しなければならない。こんな悩みをかかえている経営者は多いと思います。
今、必須の業務をどう、電子化するか、これが重要ですが、業者の提案を聞いていると、「シンクライアントはどうですか？」「統合管理ツールではこれです。」「全体設計など、コンサルしてあげましょう。」相談料は別途見積させていただきます。システム代金は別途かかります。」いったいいくらお金がかかるんだ。と、悩みは尽きません。
まずは電子化できそうな、特定の機能を切り出し、なぜ、電子化できないのか考えてみましょう。
たとえば、FAXです。
今でも発注書、見積など、FAXでやり取りしている会社は多いと思います。また、自社から紙の書類をFAX送信してお客様に送っている会社は多いかと思います。
典型的な中小企業、仮にA社とします。その業務をブレイクダウンしてみました。
＜お客様とのFAXでのやり取り＞
- 見積送信：見積書を作成し、プリントアウト → 自分の印鑑と角印を押し、上長に印鑑をもらって、FAX機で相手の電話番号を選んで送信します。大きな会社だと複数の番号があり、慎重に選ばなければなりません。
- 発注書受信：だれかが、FAX機に届いている紙の発注書に気が付き、担当者に渡してくれます。ここで初めて発注書が来たことがわかります。
- 納期担当者に確認し、納期が書かれた発注請書をFAXで送り返します。ついでに電子メールで担当者に連絡します。
- 発注書がFAXで送られてきます。
- 注文請書を作成し、角印および自分の印鑑を押して、上長の確認印をもらって、それを再度、お客様にFAXします。
- ここから納品処理に移っていきます。
この業務、インターネットFAXに切り替えたところで、自宅で作業出来ますか？
そうなんです。ハンコです。これがあるために事務所い行ったり、上司を捕まえなければいけません。
じゃあ、ハンコの印影をスキャンして電子データに張り付けることで解決しますか？
そうなんです。偽造書類が簡単に作成できてしまうのです。恐ろしくて業務には使えません。正式には電子署名を行い、正規の文書であることを証明する必要があります。
しかしながら、ハンコにしても、今の技術をもってすれば、ハンコの偽造は簡単です。例えばこの偽造ハンコを使って、偽の請求書を作成し、会社以外の振込先に振り込まさせるということが可能になります。ただ、銀行口座は会社口座のはずですから、気を付ければそんな子供だましにひっかかることはあまり無いかと思います。ようするにハンコだから安全だという方程式は成り立たないことになります。
そう考えると、現実的にはクラウド請求書発行サービスなどを活用し、あらかじめシステムに印影を登録しておき、これを使い、請求書を発行することにより、受発注業務を電子化することも一考です。
社内共有ファイルの自宅での活用
VPNで会社のファイルサーバに接続したり、ネットワークドライブを使って、通常会社で使っている文書を自宅で開き、作業することはテレワーク環境において、一般的に使われている方法です。
