大学でスプールクリーナー
学生が印刷する場合、自分で用紙を用意し、プリンタの用紙トレーにセットし、印刷するという運用を行っている大学も多くあります。この場合、他の学生が印刷途中で紙が無くなり、そのまま放置していた場合、プリンタは用紙切れで途中で停止してしまいます。これを放置していた場合、次の学生が印刷しようと、自分で買ってきた紙をセットしたとたんに、前の人のジョブが印刷されることになります。
スプールクリーナーをインストールすると、プリンタが紙切れエラーを起こした場合、強制的にスプーラに残っているジョブを削除します。紙切れ→エラー検知→削除→紙をセット→印刷指示→プリントという流れとなり、前の人のゴミジョブが印刷されなくなります。
企業でスプールクリーナー
多くのネットワークプリンタが接続された環境では、プリンタがエラーを起こしていてもなかなか気が付きません。例えばトナー切れでプリンタが止まっていても、席から離れていると気が付きません。そのため、知らずに、どんどんプリントジョブを送ってしまう場合があります。
プリンタのところへ行き、トナー切れで止まっているのを見ても、そのまま何もせず、自分の席に戻って仕事を再開する社員も多くいます。この時、プリントデータはそのままプリントサーバのキューに残っており、プリンタのエラーが解除されるのを待っています。通常、Windowsには勝手にこれらの滞留中のジョブを自動的に消す機能はついておりません。
プリンタの管理者がエラーに気づき、トナーを新品に交換すると、今まで溜まっていたジョブが大量に吐き出されることになります。単に不要な紙が消費されるだけでなく、機密文書が出力されてしまうと、情報漏えいのリスクが発生してしまいます。
スプールクリーナーをプリントサーバにインストールすることにより、定期的にキューに溜まっているジョブを削除したり、プリンタがエラーを起こしたときに自動的にジョブを削除し、不用意な印刷を防止してくれます。